Масові заходи в нових умовах. Професійні постачальники послуг надають дедалі сильнішу підтримку

Пристосування пропозиції до індивідуальних потреб, потужна технологічна підтримка, цілісний підхід до організації заходів - це те, чого організатори масових заходів очікують від постачальників послуг. Це має бути комплексно, професійно і, перш за все, безпечно. Компанії Impel Group гарантують саме такий підхід.

• Івент-ринок повертається до свого допандемічного стану.
• Спостерігається зростання професіоналізації послуг з організації масових заходів.
• Щоб відповідати очікуванням великих організаторів подій, постачальники послуг розробляють формулу та розширюють спектр можливостей.

Пандемія змінила обличчя індустрії MICE та івентів, але зараз ринок повертається до того, яким він був до її оголошення. З'являється все більше музичних подій, спортивних заходів, виставок, конференцій і навіть закритих корпоративів.

Про це також свідчать цифри зі звіту Live Nation Entertaiment, які показують, що оборот концертного ринку в першому кварталі 2023 року зріс на 73 відсотки порівняно з аналогічним періодом минулого року.

Прямий досвід витісняє гібридний

Період "гламуру" гібридних зустрічей закінчився. На думку експертів, 2023 рік - це ще один рік, який показує, що люди хочуть зустрічатися. Бізнес цінує налагодження та розбудову відносин віч-на-віч, а громадськість хоче слідкувати за останніми трендами наживо.

Як наслідок, івент-індустрія послідовно розвивається, використовуючи новітні інноваційні рішення. Спосіб організації заходів також суттєво змінюється, головним чином з точки зору підтримки з боку Facility Management компаній, тобто постачальників послуг безпеки, кейтерингу та клінінгу.

Комплексні послуги на передовій

Складний період пандемії перевірив потреби та очікування організаторів великих заходів та масових подій. Особливо важливими стали якість обслуговування та ефективність координації цілого ряду заходів, таких як логістика, і, перш за все, безпека учасників подій.

- Ми спостерігаємо значно більшу обізнаність організаторів щодо моделі співпраці та їхніх очікувань від зовнішніх постачальників послуг. Сьогодні організатори заходів шукають професійного партнера, який використовує технології і буде відповідати за управління кількома процесами одночасно - забезпечення безпеки заходу, а також кейтеринг і прибирання. Ці три дуже важливі складові івент-процесу все частіше передаються одному постачальнику послуг. Орієнтація на співпрацю з одним постачальником означає економію часу для організатора і дає йому можливість на сто відсотків зосередитися на самому заході", - говорить Кшиштоф Гузек, комерційний директор сегменту "Сервісна діяльність" компанії Impel Group.

Саме тому компаніям потрібен один перевірений постачальник послуг, який надає кваліфікований персонал, сучасні системи управління та адаптує послугу до індивідуальних потреб, підкреслює Кшиштоф Гузек.

Розвиток компетенцій є обов'язковою умовою

Масові заходи - це вимогливий бізнес. Щоб відповідати очікуванням організаторів великих заходів, постачальники послуг розробляють формулу і розширюють спектр пропонованих послуг.   

- Послуги повинні бути більш персоналізованими, навіть індивідуальними, пристосованими до специфіки та вимог заходу", - каже Кшиштоф Гузек. - Клієнту необхідно координувати комбінацію послуг, наданих на найвищому рівні за короткий проміжок часу. Це можливо завдяки хорошій співпраці в рамках єдиної команди і великій професійній базі. 

Сьогодні професійний партнер не просто безпосередньо надає замовлену послугу. На нього покладається цілий ряд завдань, таких як подача заявок від імені організатора в усі установи, які видають дозволи на проведення заходу, представлення організатора в переговорах з поліцією і пожежною охороною, надання медичних послуг, забезпечення оточення території проведення заходу і надання приміщень для зірок.

Служба безпеки на самому масовому заході також була професійно організована. На додаток до команди правоохоронних органів та інформаційних служб, тепер стандартною практикою є охорона території за допомогою технологій, таких як камери відеоспостереження або мобільні вежі моніторингу, які дозволяють спостерігати за всією територією.

Це економить час організатора, зменшує кількість персоналу та мінімізує людські помилки, що, в свою чергу, впливає на позитивне сприйняття заходу та гарний імідж компанії, додає Кшиштоф Гузек.

Досвідчені компанії не бояться масштабу та імпульсу

Експерт наводить приклади великих заходів, які були дуже добре оцінені з точки зору захисту, серед яких Економічний форум у Карпачі, ювілей великої виробничої компанії в Познані або World Urban Forum 11, Всесвітній форум міст, що відбувся в Катовіце у 2022 році. 

- Масштаб заходу, його тривалість, кількість людей на території, необхідність спілкування з іншомовними гостями, охорона кількох локацій одночасно - всі ці виклики вимагають хороших організаційних можливостей і бездоганної підготовки, - каже Кшиштоф Гузек.

80-й Tour de Pologne, який стартує наприкінці липня, є ще однією подією, де логістика і організація безпеки вимагають великого досвіду і відмінної організації.

- Імпел Груп уже тринадцятий рік поспіль виступає офіційним охоронцем Tour de Pologne. Ми готуємо охорону фінішу на всіх семи етапах по всьому маршруту перегонів. Цього року маршрут охоплює західну та південну частини Польщі - гонка стартує в Познані, а грандіозний фінал заплановано в Кракові. Крім того, ми подбаємо про безпеку маршруту шостого етапу перегонів - індивідуальної гонки на час у Катовіце. Це величезний виклик, в рамках якого ми також відповідаємо за розробку плану тимчасової зміни організації дорожнього руху в цьому місті. Масштабування та швидкість реагування будуть ключовими, і це те, що ми гарантуємо організаторам Tour de Pologne, - пояснює експерт Impel Group.

- Сьогодні, - підкреслює він, - клієнти шукають зовнішні компанії, які є компетентними, досвідченими, здатними швидко реагувати, адекватно оцінювати ризики і не спіткнуться об логістику або нестачу персоналу в найвідповідальніший момент події.

Безпека - понад усе

Для гарантування безпеки заходу та усунення можливих ризиків вирішальне значення має ретельний аналіз ризиків, створення відповідних процедур, контроль доступу, ретельна розробка планів евакуації, навчання персоналу, а також досвід і практика раніше організованих заходів.

Технології в поєднанні з людськими ресурсами стають потужною підтримкою в наші дні.

Камери швидко виявляють небезпечну поведінку учасників заходу, і інформація про це негайно передається співробітникам служби безпеки. Крім того, у нас є вежі спостереження, які можна розмістити навіть у важкодоступних місцях, металодетекторні ворота або сканери, подібні до тих, що використовуються в аеропортах", - зазначає експерт Impel Group.

Він запевняє, що роль технологій і надалі зростатиме, хоча сучасні рішення, безумовно, не замінять досвідчених координаторів і підготовленого персоналу служби безпеки.

Джерело: PropertyNews.pl